Egy jó virtuális asszisztens (VA) órákkal tudja megrövidíteni a napi munkádat. Mindenképpen segítségedre lehet akár vállalkozást indítasz akár növekedni akarsz, de ehhez tudni kell, hogy milyen feladatokat érdemes kidelegálni.
A virtuális asszisztens olyan szabadúszó vállalkozó, aki otthonról végzi a munkáját, saját eszközeivel így a megbízónak nincs gondja az amortizációval, sem pedig a járulékokkal nem kell bajlódnia. És ami a legjobb, hogy csak az elvégzett munka után kell fizetnie, amiről számlát kap és ezt természetesen elszámolható költségként. Ugye hogy jól hangzik?
Nem hiába lehet látni, hogy gombamód szaporodnak Magyarországon is az ilyen tevékenységet folytató magánvállalkozót. És bizony az igény is egyre nagyobb rá. Egy jó virtuális asszisztens aranyat ér.
De lássuk, hogy miben is tud segíteni egy virtuális asszisztens.

1. Online kutatás

Az internetes kutatásokat könnyedén rá lehet bízni a virtuális asszisztensekre. Ilyenek lehetnek például az új termékek felkutatása, konkurenciafigyelés, potenciális alkalmazottak, új ügyfelek és új üzleti kapcsolatok felkutatása. Ami neked az értékes idődet vinné el azt egy VA megcsinálja helyetted, így te tudsz koncentrálni a lényegre.

2. Adatkarbantartás

Függetlenül attól, hogy a partnerek adatait vagy a vevőadatbázist esetleg a terméklistát kell naprakészen tartani ez is egy olyan feladat, amit egy virtuális asszisztens könnyedén meg tud csinálni a távolból. Most az új adatvédelmi törvény (GDPR) hatályba lépését követően erre fokozottan oda kell figyelni így mindenképpen jól jön a segítség.

3. Prezentációk

A nyers adatok világos PowerPoint prezentációvá való átalakítása vagy a Word-dokumentumban szereplő kutatási eredmények összefoglalása, óriási idő megtakarítást jelenthet egy találkozó előtti felkészülésben – mondja Rich Pearson, az eLance.com, a szabadúszók munkalehetőségével foglalkozó weboldal marketing vezetője, aki maga is alkalmaz virtuális asszisztenst. Az adatok “olyan formátumban térnek vissza, amit megoszthatok” – mondja. Egyetértünk vele.

4. Emailek kezelése

Számtalan olyan email érkezik egy nap, amire gyorsan és hatékonyan tud válaszolni egy virtuális asszisztens is, természetesen a veled előzőleg egyeztetett módon. Rangsorolja a leveleket és kiválogatja a fontosabbakat, majd azokról röviden tájékoztatja a megbízót. A többit pedig kérésed szerint megválaszolja. Az ilyen email kezelést a távolból is el lehet végezni és ezzel rengeteg időt tudsz megspórolni, amit a céged növekedésére tudsz fordítani.

5. Social media kezelés

Ha egy vállalkozás érvényesülni akar, akkor sok helyen képviselnie kell magát. Manapság nagyon sok lehetőségünk van, hogy a cégünket megismertessük a vásárlóinkkal, ügyfeleinkkel. Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, LinkedIn stb. Ha naprakészek akarunk maradni, akkor bizony nagyon sok időnket emésztheti fel. Ebben is felbecsülhetetlen, ha van segítség. Minden esetben egyeztetni kell, hogy milyen témában keressen, és egy jó VA felkutatja a témát, összefoglalja, képet keres és tölt le és neked már csak a végeredménnyel kell foglalkoznod.

6. Ügyfél megbecsülés

Nagyon fontos hogy megbecsüljük partnereinket és ügyfeleinket. Az apró gesztusokban rejlik a legnagyobb erő, mint például a köszönetnyilvánítás vagy az ünnepi kártyák küldésében. Bár úgy tűnik hanyatlóban van ez a trend, de mindig bebizonyosodik, hogy milyen sokat számít egy cég megítélésében. Ezek megírása és a repi ajándékok beszerzése azonban szintén időigényes. Az ilyen feladatok az üzleti vezetők minden idejét felemésztik, de egy jó virtuális asszisztens gondoskodhat ezekről.

7. Utazásszervezés

Sokat utazol? A virtuális asszisztensek nagyszerű erőforrást jelentenek a szállodák megtalálásában, repülőjegyek foglalásában és az útvonaltervezésében, mind üzleti, mind magánjellegű utazásaidhoz. Számos online eszköz áll már rendelkezésre ahhoz, hogy a legjobb opciókat megtalálják neked.

8. Időbeosztás

Mivel számos ütemezési eszköz áll rendelkezésre az interneten, a virtuális asszisztensek képesek sok ügyfél naptárát kezelni, mondja Sue Kramer Harrawood a vapeaceofmind.com tulajdonosa, aki elsők között kezdett el foglalkozni virtuális asszisztensekkel. A feladatok közé tartozik a találkozók megszervezése, az ügyfelekkel való találkozók ütemezése és az események megtervezése.

Amint látható nagyon sokféle területen lehet segítségedre egy jó VA. Ha a fenti feladatok közül akár csak egyet kiszervezel, már sokkal több időd marad a lényeges teendőkkel foglalkozni vagy akár a családodra és a pihenésre.

Molnár Diána
A NetAsszisztens