A hatékony és sikeres emberek egyik titka, hogy nem próbálnak meg mindent egyedül megoldani, hanem megtalálják a megfelelő embereket, akiknek kidelegálhatja a feladatokat. Elméletileg a munka átruházása egyszerűnek hangzik, de valójában ez hatalmas kihívás az induló vállalkozásoknak és a kisvállalkozások vezetőinek. Bár manapság komoly munkaerőhiánnyal küzdenek a nagy cégek is így egyre inkább az ő problémájuk is ez.

Nehéz elengedni a kontrollt különösen, amikor növekedési szakaszban van egy cég. Ezért igen gyakori a kiégés. Tanulási folyamat része a feladatok kiszervezése. A hatékony delegálás legfontosabb része, hogy mindig lásd az összképet. Mi a cél? Mi a legfontosabb feladat? Annak megoldását pedig bízd rá másra.

Ugyanakkor az induló vállalkozások és a kisvállalkozások más kihívással is szembe kell, hogy nézzenek: a pénzforgalommal. Egy vállalkozónak vagy kisvállalkozás tulajdonosának, gyakran nincs ideje, helye vagy megfelelő erőforrása arra, hogy felvehesse azt a munkatársat, akire szüksége van. Ezért sok sikeres üzletember fordít nagy figyelmet a virtuális asszisztensekre (VA). A VA nemcsak időt és pénzt takarít meg, hanem egy megfizethető és tapasztalt befektetés a vállalakozás növekedésében.

A virtuális asszisztensek felemelkedése

A virtuális munka egyre népszerűbb lett az alkalmazottak és a munkáltatók körében. 2005 és 2012 között a távmunka foglalkoztatottak száma az Egyesült Államokban 79,7 százalékkal nőtt. És az önfoglalkoztatók száma is nő – a szabadúszók most az összes amerikai munkaerő több mint 34 százalékát teszik ki. És gombamód szaporodnak kis hazánkban is. A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat adatai szerint 2013-ban becslések szerint 1,2 ezer adminisztratív asszisztens volt Magyarországon. Érthető ez a tendencia. A technológia lehetővé tette a munkavállalók számára, hogy nagyobb rugalmasságot biztosítsanak az ütemtervükben, és olyan feladatok széles skáláját tudják megoldani, amelyek nem igénylik, hogy fizikailag jelen legyenek az irodában. Ezen kívül lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy hozzáférjenek egy olyan hatalmas munkaerőforráshoz, amely nem feltétlenül elérhető a környéken. A VA-k száma gyorsan növekszik. A szerződéses alkalmazottaktól a szabadúszókig terjednek, akik a különböző ágazatok adminisztratív feladataira összpontosítanak.

Mikor van szükséged Virtuális asszisztensre?

A virtuális asszisztens jó befektetés lehet egy induló vagy egy kisvállalkozásnak, ha tudja hogyan és mikor alkalmazza. Ha az alábbiak közül bármelyik kategóriába esel, akkor érdemes megfontolni az együttműködést egy VA-val:

  1. Nincs szükséged és nem is engedheted meg magadnak a teljes munkaidős alkalmazottat
  2. Gondot okoznak a legfontosabb feladatok elvégzése
  3. Olyan munkák elvégzéséhez van szükség segítségre, amelyek nem igényelnek irodai jelenlétet
  4. Sokat utazol és vagy irodán kívül így szükség van valakire, aki rendben tartja a napi teendőket
  5. Több időt szeretnél fordítani a szervezésre, mint a végrehajtásra
  6. Tudod, hogy milyen feladatok elvégzéséhez lenne szükség segítségre, de nem rendelkezel munkaerővel.
  7. Nem tudsz egyensúlyt teremteni a munkád és a magánéleted között

Mint bármely más alkalmazott keresésekor természetesen itt is fontos megtalálni a megfelelőt, akivel együtt tudunk dolgozni, aki jól illeszkedik a cég kultúrájába és megtaláljuk a közös hangot. Ezért ha elsőre nem találtad meg a megfelelőt ne add fel. Mert mindig van másik. Aki máshogy dolgozik, más értékeket képvisel és máshogy áll hozzá a dolgokhoz.

Miben tud segíteni egy Virtuális asszisztens?

Nem csak személyi asszisztensi feladatokat tudnak ellátni, hanem sok induló vállalkozás kéri fel őket olyan feladatokra, mint a könyvelés, a közösségi média karbantartása és frissítése, a design, a web fejlesztés az e-mailek kezelése, a marketing feladatok, az adminisztráció és még sok más. Természetesen nem tud minden VA mindent ezért először is el kell döntenie egy cégvezetőnek, hogy milyen feladatokat szeretne kidelegálni és ahhoz meg kell keresni a megfelelő embert. Sok virtuális asszisztens épp ezért szakosodik egy bizonyos területre.

Mint minden munkakapcsolatban itt is érdemes a hosszú távú együttműködésre törekedni, hiszen fontos céges dolgokba lát bele egy VA. Közös érdek a jó munkakapcsolat és a bizalom kiépítése.

Növeld céged hatékonyságát

Tudni és érteni kell ahhoz, hogyan lehet eredményesebbé tenni egy vállalkozást. Üzleti siker szempontjából kulcsfontosságú a hatékonyság. Ha nincs értelme teljes munkaidőben foglalkoztatni valakit, de egy extra kéz a projektekben elengedhetetlen a növekedéshez, valószínűleg ideje virtuális asszisztens felvenned.

 

Molnár Diána

NetAsszisztens

 

Forrás: entrepreneur.com